Datzenschutzerklärung „Youvalue Excel- und Word-Add-In“

Wir freuen uns, dass Sie unser Add-In verwenden. Der Schutz Ihrer Daten ist uns wichtig. Nachfolgend informieren wir Sie gemäß Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Excel- und Word-Add-Ins (Youvalue Immobilienbewertung Add-In)

Kurzzusammenfassung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich zur Bereitstellung und Nutzung unseres Excel- und Word-Add-Ins zur Immobilienbewertung.

• Welche Daten: Name, E-Mail-Adresse, Lizenz- und Kundennummer, Nutzungs- und Fehlerprotokolle, Inhalte aus Excel/Word-Dokumenten (nur temporär für Übertragungsfunktionen).
• Warum: Lizenz- und Nutzerverwaltung, Abonnement-Abwicklung, Funktionalität, Support und KI-Textgenerierung.
• Wo: Verarbeitung auf Microsoft Azure-Servern in Deutschland (EU).
• Wie lange: Temporär übertragene Inhalte werden spätestens nach 48 Stunden automatisch gelöscht.
• Weitergabe: Nur an notwendige Dienstleister (z. B. Stripe für Zahlungen, Microsoft als Hosting-Anbieter).
• Kein Verkauf: Ihre personenbezogenen Daten werden niemals an Dritte zu Werbe- oder Verkaufszwecken weitergegeben oder verkauft.

1) Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung:

Youvalue GmbH
Lambertusstraße 70
53844 Troisdorf
Telefon: 0228 53669669
E-Mail: info@youvalue.de

2) Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt ausschließlich für die Nutzung des Microsoft Word- und Excel-Add-Ins der Youvalue GmbH und nicht für externe Websites oder andere Produkte.

3) Zwecke und Arten der Datenverarbeitung im Add-In

Unser Add-In verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich zu folgenden Zwecken:

• zur Lizenz- und Nutzerverwaltung
• zur Nutzung von Funktionen wie Textgenerierung oder Datenübertragung
• zur Vertragserfüllung bei kostenpflichtiger Nutzung
• zur Sicherstellung von Funktionalität, Support und Sicherheit

Verarbeitet werden insbesondere:

• Name, E-Mail-Adresse, Lizenz- oder Kundennummer
• Inhalte aus Excel-Tabellen (z. B. Adress- oder Objektdaten)
• Einstellungen und technische Informationen (z. B. Office-Version)
• Logdaten (z. B. Nutzung, Fehlerprotokolle)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt je nach Zweck auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Sicherheit, Stabilität und Fehleranalyse) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrungspflichten).

Einbindung von Microsoft Entra ID (Azure AD) und Single Sign-On (SSO)

Unser Add-in für Microsoft Word und Excel verwendet Microsoft Entra ID (Azure Active Directory) für die Anmeldung per Single Sign-On (SSO). Dadurch können Sie sich mit Ihrem bestehenden Microsoft-365-Konto anmelden, ohne ein separates Konto erstellen zu müssen.

• E-Mail-Adresse
• Anzeigename
• Microsoft-Konto-ID (pseudonymisierte Kennung)
• Mandanten-ID
• ein Authentifizierungs-Token

4) Lokale Datenverarbeitung

Die meisten Funktionen unseres Add-Ins laufen ausschließlich lokal auf Ihrem Endgerät. Eine Übermittlung personenbezogener Daten an unsere Server erfolgt nur, wenn dies für bestimmte Funktionen (z. B. Datenübertragung von Excel nach Word, KI-Textvorschläge, Lizenzprüfung) erforderlich ist.

5) Datenübertragung zwischen Excel und Word

Bei der Nutzung der Datenübertragungsfunktion zwischen Excel und Word werden Ihre Inhalte kurzfristig verschlüsselt auf Servern in Deutschland gespeichert, um eine reibungslose Übertragung zu gewährleisten.

Diese Daten werden nach spätestens 48 Stunden automatisch gelöscht. Eine dauerhafte Speicherung oder Analyse findet nicht statt.

6) Hosting und technische Infrastruktur

Die serverseitige Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Servern der Microsoft Azure Cloud in der Region Deutschland (EU).

Microsoft agiert als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Weitere Infos:

https://azure.microsoft.com/de-de/explore/trusted-cloud/privacy/

Die technische Infrastruktur und KI-Verarbeitung erfolgt über Microsoft Azure (Deutschland) unter Nutzung des Dienstes n8n (n8n GmbH, Berlin).

Anmeldung über Microsoft Single Sign-On (SSO)
Zur Anmeldung im Add-in wird der Authentifizierungsdienst „Microsoft Single Sign-On (SSO)“ verwendet. Hierbei werden die von Microsoft übermittelten Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Organisationszugehörigkeit) ausschließlich zur Identifikation und Verwaltung der Benutzerlizenzen verwendet. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Es findet keine weitergehende Verarbeitung dieser Daten statt.

7) KI-gestützte Texterstellung

Wenn Sie die KI-Funktion zur automatisierten Texterstellung nutzen, werden nur die zur Verarbeitung notwendigen Inhalte temporär an einen EU-basierten und datenschutzrechtlich abgesicherten KI-Dienst übermittelt.

Für die KI-gestützte Texterstellung nutzen wir den Dienst "Azure OpenAI" von Microsoft, betrieben in Rechenzentren in Deutschland. Es findet keine Speicherung oder Nutzung der Inhalte zu Trainingszwecken statt. Der Nutzer ist selbst dafür verantwortlich, nur solche Inhalte in die KI-Funktion einzugeben, deren Verarbeitung datenschutzrechtlich zulässig ist.

8) Zahlungsabwicklung mit Stripe

Die Zahlungsabwicklung für kostenpflichtige Abonnements erfolgt über:

Stripe Payments Europe Ltd.

1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland

https://stripe.com/de/privacy#translation

Dabei übermitteln wir nur die zur Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten, z. B.:

• Name
• Unternehmen
• E-Mail-Adresse
• Microsoft E-Mail Adresse für den Login
• Zahlungsbetrag
• Rechnungsdaten
• Transaktionsnummer

Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

9) Support und Kommunikation

Bei Supportanfragen per E-Mail oder Formular verarbeiten wir:

• Ihre Kontaktdaten
• Inhalte Ihrer Anfrage
  

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO.

10) Keine Analyse- oder Tracking-Tools

Das Add-In nutzt keine Trackingdienste, keine Cookies und keine Analyse-Tools von Drittanbietern. Es erfolgt keine Profilbildung oder werbliche Auswertung.

11) Rechte der betroffenen Person

11.1 Ihre Rechte

Nach der DSGVO haben Sie folgende Rechte:

• Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung, sofern keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

11.2 Widerspruchsrecht

Verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie jederzeit Widerspruch einlegen, sofern Gründe aus Ihrer besonderen Situation vorliegen.

Werden Ihre Daten für Direktwerbung verarbeitet, haben Sie das Recht, jederzeit und ohne Angabe von Gründen Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen.

Nach Eingang Ihres Widerspruchs verarbeiten wir die betreffenden Daten nicht mehr zu diesen Zwecken.

12) Speicherdauer

Die Dauer der Speicherung richtet sich nach:

• dem jeweiligen Verarbeitungszweck
• gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. Handels- und Steuerrecht)
• Ihrer Einwilligung (bis zum Widerruf)

Temporär übertragene Excel-Daten werden automatisch nach 48 Stunden gelöscht.

Support- und Lizenzdaten werden nach Ablauf gesetzlicher Fristen gelöscht.

13) Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei technischen Änderungen oder gesetzlichen Anpassungen zu aktualisieren. Es gilt stets die zum Zeitpunkt der Nutzung abrufbare Fassung.

Letzte Aktualisierung: September 2025